Como configurar a emissão de notas fiscais no Ayrton
A emissão de notas fiscais no Ayrton é realizada individualmente, reserva por reserva, utilizando os dados do hóspede e as informações fiscais configuradas no sistema.
Antes de iniciar a configuração, é necessário confirmar com a contabilidade qual procedimento deve ser utilizado. A forma correta de emissão pode variar conforme o CNPJ, CNAE, regime tributário, município e modelo de operação da empresa.
Como as notas fiscais são emitidas
Para cada reserva, o sistema poderá utilizar informações como:
Nome do hóspede;
CPF ou CNPJ do hóspede;
Valor da hospedagem;
Dados fiscais da empresa;
Informações registradas na reserva.
A emissão individual por reserva é o formato padrão disponível no Ayrton.
Atualmente, o sistema não gera automaticamente uma única nota fiscal consolidada referente a todo o faturamento de determinado período.
A nota deve ser emitida pelo valor bruto ou líquido?
O sistema normalmente utiliza o valor registrado na reserva. No entanto, a definição sobre emitir a nota pelo valor bruto ou pelo valor líquido recebido deve ser confirmada com a contabilidade.
O valor bruto corresponde ao valor total da hospedagem antes do desconto das comissões e taxas das plataformas.
O valor líquido corresponde ao valor efetivamente recebido após os descontos realizados por canais como Airbnb, Booking e outras plataformas.
Como as taxas, comissões e formas de repasse podem variar entre os canais, pode ser necessário consultar os extratos financeiros disponibilizados por cada plataforma.
Como tratar as comissões das plataformas
Dependendo da operação e da orientação contábil, a emissão poderá seguir diferentes modelos, como:
Emitir a nota ao hóspede pelo valor total da hospedagem e registrar a comissão da plataforma como despesa;
Emitir a nota somente sobre o valor líquido efetivamente recebido;
Utilizar outro procedimento quando existirem repasses para proprietários ou pagamentos intermediados pelas plataformas.
Essa definição é contábil e tributária. O Ayrton não determina qual modelo deve ser utilizado por cada empresa.
O que é necessário para configurar a emissão de notas fiscais
Para solicitar a configuração, é necessário reunir as seguintes informações:
CNPJ da empresa;
Razão social;
Nome fantasia, quando houver;
Inscrição municipal;
Endereço completo da empresa;
CEP;
CNAE;
Regime tributário;
Código do serviço utilizado para hospedagem;
Alíquota do imposto;
Regras de retenção dos impostos;
Definição sobre emissão pelo valor bruto ou líquido da reserva;
Definição de quem será o tomador do serviço;
Orientação sobre como devem ser tratados os repasses aos proprietários;
Exemplo de uma nota fiscal emitida corretamente;
Acesso ou credenciais do portal de emissão de notas fiscais da prefeitura;
Certificado digital da empresa, quando exigido pela prefeitura, pelo provedor fiscal ou pela integração utilizada.
Também é necessário informar se a emissão deverá ser realizada de forma automática ou manual e em qual momento a nota deverá ser gerada.
Certificado digital
O certificado digital não é obrigatório em todos os municípios.
A necessidade do certificado dependerá da prefeitura, do provedor de notas fiscais e da forma de integração utilizada.
Quando necessário, deverá ser disponibilizado um certificado digital válido, normalmente nos formatos A1 ou A3, conforme a exigência do município ou do provedor fiscal.
A equipe responsável poderá confirmar, durante a análise da configuração, se o certificado digital será necessário.
O que confirmar com a contabilidade
Antes de solicitar a configuração, confirme com a contabilidade:
Se a nota deve ser emitida pelo valor bruto ou líquido da reserva;
Quem deve ser o tomador do serviço;
Como as comissões das plataformas devem ser registradas;
Como devem ser tratados os repasses aos proprietários;
Qual código de serviço deve ser utilizado;
Qual alíquota deve ser aplicada;
Se existem impostos retidos;
Qual natureza da operação deve ser utilizada;
Se existe alguma exigência específica da prefeitura;
Se será necessário utilizar certificado digital.
Sempre que possível, solicite à contabilidade um exemplo de nota fiscal preenchida corretamente.
Como realizar uma emissão de teste
Após receber a orientação contábil:
Acesse o portal de emissão de notas fiscais utilizado pela empresa;
Selecione uma reserva para teste;
Utilize os dados do hóspede registrado na reserva;
Emita uma nota com um valor simbólico, como R$ 1,00 ou R$ 10,00, desde que esse procedimento tenha sido autorizado pela contabilidade;
Verifique se os dados, impostos, código do serviço e valores foram preenchidos corretamente;
Envie o exemplo para a equipe responsável pela configuração no Ayrton.
A nota fiscal de teste ajuda a identificar corretamente os campos, códigos, alíquotas e demais informações necessárias para a configuração.
Importante
O Ayrton oferece suporte para a configuração técnica da emissão de notas fiscais dentro do sistema, mas não presta assessoria contábil.
Não é recomendado configurar a emissão pelo valor líquido, alterar a base de cálculo ou definir regras tributárias sem a validação da contabilidade.
Uma configuração incorreta pode gerar divergências fiscais, diferenças no faturamento declarado ou possíveis penalidades.
Após o recebimento das informações e de uma nota fiscal de exemplo, a equipe poderá analisar a compatibilidade e verificar se o modelo de emissão disponível no Ayrton atende à operação.