🚀 Passo a Passo – Configuração do Novo Sistema (Resolve AI + WhatsApp)
1. Definir o número que será utilizado no WhatsApp
Antes de iniciarmos a configuração, é necessário definir qual número será utilizado:
1.1 Caso o número seja fornecido pelo Ayrton:
✅ Precisaremos que nos informe o DDD desejado, para que possamos verificar os números disponíveis.
1.2 Após a escolha do número:
✅ Com o número confirmado, seguiremos para a configuração da conta no WhatsApp Business API.
3. Conectar o WhatsApp
3.1 Iniciar a conexão
✅ Após acessar a página do WhatsApp, role a tela até localizar o botão verde “Conectar WhatsApp”.
3.2 Login no Facebook (Meta)
✅ Ao clicar no botão, será aberta uma janela para realizar o login com a conta do Facebook (Meta) vinculada ao negócio.
Na próxima tela, será apresentada a conta empresarial do Facebook. Caso o cliente ainda não possua essa conta, será criada.
Pode optar por criar uma nova conta no WhatsApp Business ou selecionar uma conta já existente.
4. Preenchimento das informações do perfil
Durante a configuração, será necessário preencher os dados solicitados pela Meta.
4.1 Informações do perfil
✅ Preencha todos os campos com atenção, pois essas informações definirão o nome e os dados exibidos no perfil do WhatsApp Business.
Esses dados são importantes, pois representam oficialmente sua empresa para os hóspedes.
✅ No campo “Site”, insira o link do Motor de Reservas do Ayrton.
5. Verificação do número
Neste momento, será enviado um código de verificação para o número escolhido durante a configuração.
5.1 Recebimento do código
✅ Recomendamos selecionar a opção de verificação por ligação, pois costuma ser mais rápida e apresentar menos falhas no recebimento do código.
5.2 Inserção do código
✅ Assim que receber o código informado na ligação ou sms, basta inseri-lo no campo indicado na tela para concluir a verificação.
Após a validação, o número estará oficialmente confirmado e vinculado à conta 😊
Basta clicar em confirmar.
Nesta etapa clicar na opção concluir:
6. Configuração final do perfil
Agora vamos seguir configurando os dados da conta.
6.1 Foto de perfil
✅ Neste momento, já é possível inserir a foto de perfil que será exibida no WhatsApp Business.
✅ Recomendamos utilizar a logo da empresa, para manter o padrão visual e a credibilidade da marca.
6.2 Informações do perfil
✅ Em seguida, acesse o menu de configurações do perfil e preencha os dados solicitados, como:
Nome da empresa
Descrição
Endereço (se aplicável)
E-mail de contato
Site (caso ainda não tenha sido inserido)
Essas informações ajudam a tornar o perfil mais completo e profissional para os hóspedes.
7. Configuração do cartão para verificação da conta
Para agilizar o processo de verificação da conta junto à Meta, é necessário cadastrar um cartão de pagamento no Business Manager.
7.1 Acessar o Hub de Pagamentos
Acesse o link abaixo para configurar a forma de pagamento:
7.2 Adicionar forma de pagamento
✅ Dentro da página, adicione um cartão válido como forma de pagamento.
📌 Essa etapa é importante porque a Meta exige um método de pagamento cadastrado para concluir a ativação e manter a conta do WhatsApp Business ativa.
Após adicionar o cartão, a conta poderá avançar no processo de verificação com mais rapidez.
8. Verificação da empresa na Meta
Após configurar o cartão, é necessário realizar a verificação da empresa dentro do Business Manager da Meta.
8.1 Acessar as configurações de segurança
Acesse o link abaixo:
8.2 Iniciar verificação da empresa
✅ Dentro da área de configurações, localize a opção de Verificação da Empresa e siga as instruções exibidas na tela.
A Meta poderá solicitar:
Dados legais da empresa
CNPJ
Documento oficial da empresa
Comprovante de endereço
Confirmação por e-mail corporativo
📌 Essa etapa é fundamental para liberar totalmente os recursos do WhatsApp Business API e evitar futuras limitações.
9. Criação de Templates no WhatsApp Business API
Template é um modelo de mensagem pré-aprovado pela Meta para envio automático no WhatsApp Business API. Ele pode conter variáveis dinâmicas, como nome do hóspede, datas e dados da reserva, permitindo personalização sem precisar escrever cada mensagem manualmente.
Os templates são importantes porque garantem conformidade com as regras do WhatsApp, evitam bloqueios ou penalizações, economizam tempo no atendimento e mantêm uma comunicação mais padronizada e profissional.
Com o uso de templates, é possível automatizar mensagens, responder com mais rapidez, reduzir erros, manter consistência no atendimento e personalizar a comunicação de forma prática. Após aprovados, os envios podem ser feitos de forma imediata.
Os templates são essenciais para tornar a comunicação com os hóspedes mais ágil, organizada e segura, além de ajudar a equipe a ganhar tempo e manter a qualidade no atendimento.
9.1 Criação de Template Comum e de Reserva:
Para criar um template comum, acesse o link do rsolve.ai role um pouco a tela para baixo e clique na opção “ + Novo template ”.
Ao abrir a janela de edição do template, será necessário preencher e ajustar as informações do modelo.
Você deverá definir a categoria do template, indicar se será um template comum ou um template de reserva, e também escolher o nome que ele terá no sistema.
No primeiro campo, é possível adicionar um cabeçalho com imagem, vídeo ou documento do anúncio. Em seguida, basta inserir o texto da mensagem que será enviada ao cliente.
Também é possível adicionar um rodapé e/ou botões complementares, caso necessário.Após finalizar toda a edição, basta clicar em “Salvar template” e aguardar a aprovação da Meta.
Também disponibilizamos alguns exemplos de templates, que podem ser utilizados como base e editados conforme a sua necessidade, como por exemplo o de: Saudação Simples.
Ao digitar o texto, você pode inserir informações automáticas do hóspede, do anúncio e da reserva utilizando o comando @. Ao digitar esse comando, será exibida uma lista com as variáveis disponíveis, que podem ser selecionadas e inseridas diretamente no texto.
Após a criação, o template passa por uma análise da Meta. Durante esse período, ele ficará com o status “Pendente”. Assim que for validado, o status será atualizado para “Aprovado”.
Caso precise editar o template, basta clicar no botão “Editar”, lembrando que ele passará por uma nova análise da Meta.
E, caso deseje excluí-lo, é só clicar na lixeira vermelha para que seja removido definitivamente.
9.2 Categorização de Templates de WhatsApp (Meta)
Ao criar um modelo de mensagem (template), a Meta (Facebook/WhatsApp) realiza uma análise automática para definir a categoria do envio. É importante entender a diferença para evitar custos desnecessários ou reprovações:
Utility (Utilidade): Mensagens estritamente informativas sobre uma transação ou serviço em andamento.
Exemplo: Dados de acesso, confirmação de reserva, senha do Wi-Fi.
Regra: Não pode conter links de redes sociais, convites para seguir perfis ou menções promocionais.
Marketing: Mensagens que contenham qualquer elemento de divulgação, mesmo que sutil.
Exemplo: "Siga nosso Instagram", "Marque-nos nas suas fotos", "Use nosso cupom".
Nota: Se um template de Check-in contiver um convite para o Instagram, ele será automaticamente classificado como Marketing.
10. Associações de Template as mensagens automáticas:
Para associar um template aprovado ao envio de mensagens automáticas, basta selecionar o evento ao qual deseja vinculá-lo.
Em seguida, clique sobre a opção desejada, depois no botão “+” e selecione o template que será associado e salvar a associação.
Sobre o horário de envio das mensagens automáticas, o sistema segue a seguinte hierarquia:
Configuração por Anúncio: O disparo respeitará o que estiver definido especificamente no menu Listing de cada imóvel.
Horário Padrão (Fallback): Caso não haja nenhum horário definido, as mensagens serão disparadas automaticamente às 9h.
11. Alimentação da Base Geral de Conhecimentos da IA:
O próximo passo é alimentar a Base de Conhecimento da sua IA, garantindo que ela tenha todas as informações necessárias para oferecer respostas mais precisas e eficientes aos clientes.
Acesse o link do rsolve.ai e role a tela até o campo “Base de conhecimento adicional (tudo de importante que envolve sua operação)”.
Ao abrir essa opção, serão exibidos vários campos que devem ser preenchidos com as informações correspondentes a cada título. Esse preenchimento é essencial para que a IA compreenda melhor a sua operação e consiga responder de forma mais assertiva.
Alguns dos campos disponíveis são:
Informações gerais
Alteração de reserva
Cancelamento de reserva
Cancelamento de reservas diretas
Check-in antecipado ou tardio
Cotações e solicitações de reserva do Airbnb
Existe também a opção “Outras Instruções Não Especificadas”, que permite configurar orientações adicionais para a IA, de acordo com necessidades mais específicas da sua operação.
Nesse campo, você pode incluir regras, cuidados e direcionamentos que não estejam contemplados nos tópicos anteriores, ajudando a IA a atuar de forma mais alinhada com a rotina do seu atendimento.
Alguns exemplos de instruções que podem ser inseridas nesse campo:
Coleta obrigatória
Antes de tomar qualquer ação, a IA deve solicitar: nome do titular, unidade, plataforma, código da reserva e uma descrição clara do problema.
Situações urgentes
Casos envolvendo segurança, acesso travado, vazamento, falta total de energia, risco elétrico ou situação médica devem ser escalados imediatamente para atendimento humano.
Conflitos e insatisfação
A IA deve acolher o cliente, manter um tom calmo, evitar confronto e escalar o atendimento sempre que houver ameaça de avaliação negativa ou insatisfação persistente.
Promessas proibidas
A IA não deve prometer reembolso, desconto, compensação, troca de unidade ou qualquer exceção sem validação humana prévia.
Escalamento para um Humano:
Neste campo, você deve definir as situações em que a IA não conseguirá resolver a demanda e precisará transferir o atendimento para um atendente humano.
Isso normalmente ocorre em casos mais complexos, quando envolvem informações sensíveis (como pagamentos ou reembolsos), situações urgentes ou quando a IA não possui dados suficientes para fornecer uma resposta segura e precisa.
Regras e Políticas Globais da Propriedade:
Neste campo, você deve definir as regras e políticas gerais da propriedade que precisam ser comunicadas aos hóspedes.
Inclua orientações importantes para a estadia, como, por exemplo: proibição de fumar em ambientes internos, respeito ao silêncio a partir das 22h, entre outras regras que garantam o bom uso do espaço e a convivência adequada.
Personalidade e Estilo
Neste campo, você deve definir a personalidade e o tom de resposta da IA, garantindo padronização e consistência nas mensagens.
Personalidade:
Defina como a IA deve se comportar no atendimento, por exemplo: cordial, respeitosa, empática, objetiva e clara.
Estilo de resposta:
Determine como as respostas devem ser estruturadas, como por exemplo: mensagens breves e diretas, com 2 a 3 frases, transmitindo informações de forma clara e eficiente.
12. Salvar Configurações:
Após preencher a base de conhecimentos da IA, é importante salvar as configurações no início da tela, clicando neste botão:
13. Alimentação da Base Individual de Conhecimentos da IA (nível anúncio):
Para anúncios que tenham informações específicas ou particularidades, você pode alimentar a base de conhecimento de forma individual em cada unidade.
Para isso, basta seguir este caminho:
Listings > selecionar o anúncio desejado > AyrtonAI
Dentro dessa área, você pode adicionar as informações próprias daquela unidade, como regras, detalhes, orientações ou qualquer outro ponto importante que a IA precise considerar naquele anúncio específico.
⚠️ Importante: após preencher a base de conhecimento, não se esqueça de salvar as configurações, para que as informações sejam aplicadas corretamente.
14. Testar com seu número:
Antes de ativar, você pode realizar testes para validar o funcionamento da IA. Recomendamos que adicione alguns números (telefones) para simular conversas e verificar como as respostas automáticas estão sendo enviadas. Assim, você consegue ajustar a base de conhecimento e garantir que tudo esteja funcionando corretamente antes da ativação.
Durante os testes das mensagens enviadas pela IA, você pode avaliar cada resposta como positiva ou negativa.
Esse processo é importante, pois funciona como um feedback para a IA, ajudando a “ensinar” qual é a melhor forma de responder.
Assim, ao marcar as respostas, você orienta o comportamento da IA, deixando as respostas cada vez mais alinhadas com o seu padrão de atendimento.
Para enviar uma mensagem avulsa e iniciar uma conversa, basta clicar no botão com o símbolo de “+” e selecionar a opção “Mensagem avulsa”.
Assim, você pode iniciar o contato manualmente sempre que necessário, de forma rápida e prática.
Para iniciar uma conversa, basta digitar o número do contato e selecionar um template de mensagem.
Assim, você consegue enviar a primeira mensagem de forma rápida e padronizada, facilitando o atendimento.
15. Outras funcionalidades que são possíveis dentro da conversa:
Envio de template fora da janela de 24 horas
Caso a janela de 24 horas da conversa com o hóspede esteja encerrada, ainda é possível retomar o contato por meio do envio de um template diretamente na conversa. Esse procedimento deve ser utilizado sempre que for necessário iniciar novamente a comunicação com o hóspede após o término da janela de atendimento.
Envio de arquivos
Também é possível realizar o envio de arquivos, como documentos de texto, vídeos, PDFs e outros formatos semelhantes, diretamente pela conversa.
Gerar a resposta através da IA
Também há a opção de solicitar à IA a geração de uma resposta com base na mensagem anterior, permitindo que o envio seja feito somente mediante comando manual.
Ativar e desativar a IA
É possível desativar a IA a qualquer momento, caso o atendimento humano queira assumir o controle das respostas da conversa. Da mesma forma, quando necessário, a IA pode ser reativada para voltar a conduzir o atendimento a partir daquele momento.
Envio de áudio
A plataforma permite o envio de mensagens de áudio diretamente pela conversa, ampliando as possibilidades de comunicação e tornando o atendimento mais prático e dinâmico.
Além disso, também é possível receber áudios enviados pelo hóspede. Nesses casos, o sistema é capaz de interpretar o conteúdo da mensagem de voz, permitindo compreender a solicitação ou informação transmitida sem que seja necessário depender exclusivamente de mensagens escritas.
Formato de visualização Kanban:
Através do botão simbolizado por mensagem, é possível acessar a visualização em formato Kanban, que organiza o fluxo operacional de forma clara e dinâmica, distribuindo as reservas e interações em etapas como Escalados, AI Ativa, Check-In, Hospedados e Check-Out, além de destacar as Atualizações não humanas. Esse modelo permite acompanhar com facilidade o status de cada atendimento ou operação, identificar pontos de atenção com mais rapidez e manter uma gestão mais transparente, fluida e organizada.
Além disso, é possível etiquetar as mensagens para proporcionar uma visualização mais clara e uma melhor organização da sua caixa de mensagens. Para criar as etiquetas, basta clicar na opção + Etiqueta.
O último passo, após toda a configuração, é a ativação da IA. Para isso, basta ativar a chave, podendo desativá-la novamente a qualquer momento, se necessário.